Cómo imprimir el protocolo notarial en Costa Rica sin perder hojas
Lo que exige el Código Notarial, los errores más comunes al imprimir desde Word y el paso a paso para imprimir frente y vuelto exactos en la hoja de 30 líneas.
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R&S Soluciones Integrales Rojas & Solórzano S.A.
Imprimir una escritura en el protocolo parece sencillo hasta que el texto queda corrido medio renglón, el vuelto sale al revés o se pierde una hoja de papel sellado. En esta guía repasamos lo que dice el Código Notarial (Ley 7764) sobre cómo deben verse los documentos y cómo imprimirlos bien desde la primera hoja.
1. Qué exige el Código Notarial
Estas son las reglas que más influyen al imprimir una escritura en el protocolo:
| Artículo | Qué establece | Qué significa al imprimir |
|---|---|---|
| 44 | Los tomos se forman con doscientas hojas removibles de papel sellado, de treinta líneas cada una. | El texto debe caer exactamente sobre las 30 líneas de cada cara, en el frente y en el vuelto. |
| 50 y 52 | Razón inicial en la primera página del tomo y razón de cierre al terminarlo. | Lleve el control de los folios usados y los que quedan para no quedarse sin hoja para la razón de cierre. |
| 73 | Los documentos pueden ser manuscritos o mecanografiados, con caracteres legibles y tinta o impresión indelebles. Lo escrito en los márgenes no es válido, salvo las notas marginales autorizadas. | Use tinta que no se borre y no deje que el texto invada los márgenes. |
| 74 | No deben usarse abreviaturas, símbolos ni signos, ni expresar los números con cifras (salvo las excepciones de ley). | Montos, fechas, cédulas y medidas se escriben en letras. |
| 75 | No se permiten testaduras, raspaduras, entrerrenglonaduras, borrones ni enmiendas. Los errores se corrigen con notas al final del documento, antes de las firmas. | Revise todo antes de imprimir: un error en el papel no se puede borrar. |
| 27 | El índice de instrumentos se presenta por quincena, dentro de los cinco días hábiles siguientes al 15 y al último día de cada mes. | Registre cada escritura con su tomo, folio, fecha y acto para armar el índice sin buscar a mano. |
La Ley 10798 reforma el artículo 27 para que los índices se presenten por medios electrónicos en la plataforma que defina el Archivo Nacional, a partir de su entrada en vigencia.
2. Los errores más comunes al imprimir desde Word
- El texto no coincide con las líneas. Word mide el interlineado en puntos y la hoja de protocolo tiene líneas impresas a una distancia fija. Después de unos renglones el texto se va corriendo.
- La impresora «ajusta» la página. Si el controlador reduce al 97 % o cambia de oficio a carta, todo queda desplazado unos milímetros.
- El vuelto sale con los márgenes del frente. El frente y el vuelto tienen márgenes distintos (el margen interior cambia de lado).
- La hoja se coloca al revés. Al imprimir el vuelto es fácil poner la hoja con la cara o el borde equivocado.
- Continuar a media hoja. Cuando la escritura empieza en el renglón 17 de un folio ya usado, hay que dejar arriba exactamente los renglones ocupados.
- Espacios en blanco al final de los renglones. En el protocolo se acostumbra cerrar cada renglón (por ejemplo, con guiones) para que no quede espacio donde se pueda agregar texto.
3. Qué impresora y qué tinta usar
Funciona cualquier impresora que acepte papel oficio (216 × 330 mm) a escala 100 % y que alimente hojas una por una sin torcerlas. Recomendaciones:
- Tinta indeleble: la impresión láser o la tinta pigmentada resisten mejor el agua y el paso del tiempo, como pide el artículo 73.
- Bandeja trasera o manual: las impresoras de tanque de tinta como la Epson L4260 alimentan por atrás, con un recorrido recto que tuerce menos la hoja.
- Tamaño de papel configurado como «Oficio» o «Legal 8.5 × 13» y la opción «Ajustar a la página» desactivada.
4. Paso a paso para imprimir frente y vuelto
- Calibre la impresora una sola vez. Imprima una hoja de calibración en papel bond tamaño oficio, póngala sobre una hoja de protocolo contra la luz y mida en milímetros cuánto se corre el texto arriba y a la izquierda, en el frente y en el vuelto. Guarde esos valores.
- Redacte sin cifras ni abreviaturas. Convierta montos, fechas y números de cédula a letras y revise la ortografía antes de pasar al papel.
- Indique dónde empieza la escritura. Anote el folio, la cara (frente o vuelto) y el renglón donde inicia, para que el texto se acomode desde ese punto.
- Revise la vista previa renglón por renglón. Confirme que cada renglón queda justificado de margen a margen y que no quedan espacios en blanco.
- Haga una prueba en papel bond. Antes de usar papel sellado, imprima la misma página en bond y compárela contra la hoja de protocolo a contraluz.
- Imprima primero los frentes y luego los vueltos. Para el vuelto, voltee la hoja según el sentido de su impresora: haga la prueba una vez, marque con lápiz en la bandeja cómo va la hoja y repita siempre igual.
- Revise antes de firmar. Si encuentra un error, corríjalo con una nota al final del documento y antes de las firmas, nunca sobre el texto (artículo 75).
Así lo resuelve Protocolo Fácil: usted indica folio, cara y renglón y el texto se acomoda solo en los 30 renglones, justificado y con guiones al final. Tiene márgenes distintos para frente y vuelto, calibración en milímetros, una vista previa que es idéntica a la impresión y un modo prevención que le muestra cómo colocar cada hoja en la bandeja. Pruébelo gratis 30 días.
5. Después de imprimir: firmas, testimonio e índice
- Firmas: verifique que todos los otorgantes y testigos firmen. En la razón de cierre del tomo (artículo 52) debe constar que los instrumentos están debidamente firmados.
- Testimonio: se imprime en papel de seguridad, aparte del protocolo. Lleve el control de cuántos testimonios expide de cada escritura.
- Índice quincenal: registre la escritura en su índice con número, tomo, folio, fecha, acto y cuantía, para presentarlo a tiempo dentro de los cinco días hábiles siguientes a cada quincena.
- Respaldo: guarde una copia de sus escrituras en otro disco, una memoria USB o la nube.
Preguntas frecuentes
El artículo 44 del Código Notarial establece que los tomos se forman con doscientas hojas removibles de papel sellado, de treinta líneas cada una.
Sí. El artículo 73 del Código Notarial permite que los documentos notariales sean manuscritos o mecanografiados, con caracteres legibles y tinta o impresión indelebles. Por eso se recomienda una impresora de tinta pigmentada o láser.
No. El artículo 74 del Código Notarial indica que no deben usarse abreviaturas, símbolos ni signos, ni expresarse los números con cifras, salvo las excepciones que la ley señala.
El artículo 75 prohíbe testaduras, raspaduras, entrerrenglonaduras, borrones y enmiendas. Los errores se corrigen con notas al final del documento, antes de las firmas.
Según el artículo 27 del Código Notarial, el índice es quincenal: se presenta dentro de los cinco días hábiles siguientes al 15 y al último día de cada mes. La Ley 10798 reforma ese artículo para que la presentación sea electrónica.
Esta guía es informativa y no sustituye la lectura del Código Notarial ni de los lineamientos vigentes de la Dirección Nacional de Notariado. Verifique siempre la normativa actualizada.