Fundamentos básicos del protocolo (Estudiantes)

Módulo 4: Caso práctico: una compraventa

Doña Ana vende un lote a don Luis. Diez pasos, de la primera conversación a la escritura impresa, firmada, informada e inscrita. Personas, fincas y montos son ficticios.

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Lección 1 Completada

El caso y los diez pasos

Ana Solís Vega vende a Luis Mora Rojas un lote inscrito en el Partido de Alajuela.

Vendedora
Ana Solís Vega, casada una vez, comerciante, vecina de Palmares.
Comprador
Luis Mora Rojas, soltero, docente, vecino de San Ramón.
Bien
Lote inscrito en el Partido de Alajuela, con plano catastrado.
Los diez pasos
  1. Recepción
  2. Identificación y capacidad
  3. Estudio registral
  4. Cálculos
  5. Redacción
  6. Revisión previa
  7. Impresión
  8. Lectura y firma
  9. Después de firmar
  10. Si hubo un error
Consejo

En cada paso, identifique qué artículo del Código Notarial está en juego. Los pasos 1 a 5 ocurren antes de tocar el protocolo.

Lección 2 Completada

Pasos 1 y 2: recepción, identificación y capacidad

Escuchar, asesorar con imparcialidad, decidir si se puede autorizar y saber sin lugar a dudas quién comparece.

Paso 1 · En la entrevista
  1. Qué quieren hacer realmente: venta, donación, con hipoteca o sin ella.
  2. Precio, forma de pago y quién paga gastos e impuestos.
  3. Explicar el valor y las consecuencias del acto, de forma imparcial (arts. 6, 34 y 35).
  4. Pedir los documentos de identidad y el número de finca.
Cuidado

El notario debe abstenerse si él, los testigos o sus parientes tienen interés en el acto (art. 7 c); si el acto es ilegal, ineficaz o falta una autorización previa (arts. 7 d y 36); o si las partes no se identifican adecuadamente (art. 36).

Paso 2Qué hacerArt.
IdentificarCon el documento de identidad vigente; se indica en la escritura y se puede guardar copia en el archivo de referencias.39
CalidadesEstado civil, número de nupcias, profesión, domicilio y dirección exactos, tal como se escribirán.83
CapacidadApreciar la capacidad de cada persona y, si actúa por otro, sus facultades.40
RepresentaciónSi comparece un apoderado o una sociedad: personería vigente con vista del documento o del registro.84
Ejemplo

Ambas cédulas están vigentes. Doña Ana dice estar casada: se verifica si el bien es propio o si el régimen patrimonial exige otra comparecencia o asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Quién responde si la identificación estaba mal?

El notario. La identificación es un deber personal (art. 39) y en toda escritura se presume que la hizo (art. 95).

Lección 3 Completada

Pasos 3 y 4: estudio registral y cálculos

Antes de redactar, la finca se estudia en el Registro; antes de firmar, se calculan y cobran honorarios y gastos.

Paso 3 · Qué se verifica en el Registro (art. 34 g)
  1. Que doña Ana sea la propietaria inscrita.
  2. Provincia, número de finca, naturaleza, medida, situación y linderos (art. 88).
  3. Gravámenes, anotaciones y limitaciones.
  4. Plano catastrado inscrito que se citará.
  5. Valor registrado para efectos fiscales.
Ejemplo

Lección del Tribunal (resolución 75-2005). Un notario que no hizo el estudio previo autorizó la venta de una finca con limitaciones legales vigentes. La escritura resultó nula e ininscribible y se le suspendió.

Paso 4 · Cálculos
Honorarios
Según el arancel vigente (art. 166). Cobrar de menos o de más es falta (art. 143 f).
Impuestos y timbres
Impuesto de traspaso y timbres que correspondan, sobre la base imponible correcta.
Derechos de registro
Necesarios para presentar el documento al Registro Nacional.
Importante

Recibo y constancia (art. 167). Recibo oficial por todo dinero recibido. En escrituras inscribibles se deja constancia de haber recibido o no honorarios y derechos; si no se dice nada, se presume que se pagaron. Las tarifas cambian: consulte siempre el arancel vigente.

Preguntas frecuentes

¿El estudio registral es obligatorio?

Sí: el artículo 34 inciso g lo incluye en la función notarial, y la jurisprudencia sanciona al notario que autoriza sin conocer la realidad jurídica del bien.

Lección 4 Completada

Paso 5: el borrador ya pensado para el folio

Redactar en el formato final para saber cuántos renglones ocupará la escritura.

RenglónTexto (ilustrativo, datos ficticios)
1NÚMERO VEINTICINCO: Ante mí, [NOMBRE DEL NOTARIO], notario público con oficina en Palmares, comparecen:
2ANA SOLÍS VEGA, mayor, casada una vez, comerciante, portadora de la cédula de identidad número [en
3letras], vecina de Palmares, [dirección exacta]; y LUIS MORA ROJAS, mayor, soltero, docente, portador
4de la cédula de identidad número [en letras], vecino de San Ramón, [dirección exacta], Y DICEN: PRIMERO:
5Que la señora Solís Vega es dueña de la finca del Partido de Alajuela, matrícula [en letras], que es
…[naturaleza, situación, medida, linderos, plano catastrado, precio en letras, estipulaciones]
n… ES TODO. Leído lo anterior, lo aprueban y firmamos en Palmares, a las diez horas del [fecha en letras].——

El borrador ya respeta las reglas del módulo 2: encabezamiento (art. 82), comparecencia con calidades (art. 83), antecedentes y estipulaciones (arts. 86 a 88), y conclusión con lectura, aprobación, lugar, hora y fecha en letras (arts. 91 y 92). El final de la última línea se cierra con raya.

Consejo

Redacte con letra sans serif de tamaño 12 o mayor, números en letras y el ancho de línea del folio: así el número de líneas del borrador será el número de renglones del protocolo. Este texto es un esqueleto didáctico, no un formulario completo de compraventa.

Lección 5 Completada

Pasos 6 y 7: revisión previa e impresión

Revisar en pantalla es gratis; en el folio, no. Luego se imprime una cara a la vez, con el perfil correcto.

Paso 6 · Revisar el contenidoPaso 6 · Revisar la ubicación en el tomo
Nombres y cédulas idénticos a los documentos.Folio, cara y renglón donde empieza.
Finca y plano idénticos al estudio registral.Cuántos renglones ocupa, firmas incluidas.
Precio y cifras en letras, sin abreviaturas.Que cabe en el tomo y deja espacio de cierre.
Hora y fecha completas.Prueba en hoja blanca superpuesta.
Ejemplo

La escritura anterior terminó en el folio cuarenta vuelto, renglón dieciocho, con sus firmas hasta el veinticuatro. La nueva comienza en el renglón veinticinco y ocupará unos cuarenta y cinco renglones más el espacio de firmas: terminará en el folio cuarenta y dos frente.

Paso 7 · Impresión
  1. Retire del tomo solo el folio que va a usar.
  2. Elija el perfil de la cara: frente o vuelto.
  3. Coloque la hoja como indica la etiqueta de la impresora.
  4. Imprima desde el primer renglón libre del folio, nunca desde el renglón 1 si ya hay texto arriba.
  5. Revise que las líneas caigan en los renglones, voltee y repita con el otro perfil.
Cuidado

Si algo sale mal, no reimprima encima ni arranque la hoja: detenga, documente y aplique el paso 10.

Lección 6 Completada

Paso 8: el notario presente, el texto leído, las firmas en orden

Lectura, aprobación, firmas seguidas y en orden, y tinta oscura e indeleble.

Leer (art. 91)
Leer la escritura a los comparecientes y dejar constancia de su aprobación.
Firmar en orden (art. 93)
Doña Ana y don Luis primero, sin espacios; el notario al final.
No puede firmar (art. 78)
Huella digital al pie, indicando qué dedo y de qué mano.
Tinta (art. 11 de los Lineamientos)
Firmas en tinta indeleble azul o negra, de tono oscuro y rasgos visibles.
Cuidado

Autorizar un acto que el notario no presenció se sanciona con suspensión de tres a diez años (art. 146 inciso a). Si alguien se niega a firmar, el notario consigna la razón al pie o al margen (art. 94).

Lección 7 Completada

Paso 9: la escritura firmada todavía no está terminada

Testimonio, inscripción, índice quincenal y archivo de referencias.

TareaQué hacerArt.
Primer testimonioAl firmar o dentro de 10 días hábiles, en papel de seguridad, con firma y sello blanco del notario.73, 115 y 117
InscripciónPresentar al Registro Nacional y dar seguimiento hasta que quede inscrita.34 h y 144 a
Índice quincenalReportar la escritura al Archivo Notarial dentro de los 5 días hábiles siguientes al día 15 y al último día del mes.26 y 27
Archivo y copiaGuardar los documentos en el archivo de referencias y una copia firmada de la escritura.47 y 48

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si la inscripción se atrasa?

Atrasarla más de seis meses por causa atribuible al notario, después de prevenido, se sanciona con suspensión (art. 144 inciso a).

Lección 8 Completada

Paso 10: cada error tiene su salida legal

Nota antes de firmas, nota marginal, escritura adicional o reposición de folios, según el caso.

SituaciónSoluciónArt.
Error visto antes de firmarNota al final del texto, antes de las firmas.75
Error visto después de firmarNota marginal o al pie, firmada por las partes y el notario.96
Una parte no firma, no aparece o fallecióEl notario corrige dando fe de ello, bajo su responsabilidad.96
Dato comprobable en el archivo de referenciasNota firmada solo por el notario.96
Omisión o error de fondoEscritura adicional y nota marginal de referencia.97 y 99
Folio dañado, extraviado o inutilizadoAviso escrito a la DNN para reponer.61 y 62
Cuidado

Nunca se usa una nota para cambiar lo esencial del negocio en perjuicio de un otorgante: se sanciona con suspensión de tres a diez años (art. 146 inciso d).

Preguntas frecuentes

Ya firmada la escritura, el número del plano tenía un dígito equivocado. ¿Qué hago?

Si el dato se comprueba con el plano que está en el archivo de referencias y no cambia la voluntad de las partes, el artículo 96 permite una nota firmada solo por el notario.