Fundamentos básicos del protocolo (Estudiantes)

Módulo 1: Qué es el protocolo

El tomo, el folio, el frente y el vuelto, el ciclo de vida del tomo y las tres partes de toda escritura pública. Antes de imprimir una sola línea hay que conocer el libro.

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Lección 1 Completada

El protocolo es el libro oficial del notario

Un conjunto de libros numerados y en orden cronológico donde el notario asienta las escrituras originales (matrices).

Importante

Código Notarial, art. 43. Protocolo es el conjunto de libros o volúmenes, ordenados en forma numérica y cronológica, en los que el notario asienta los instrumentos públicos que contienen los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.

Tres ideas para empezar
Un solo tipo para todos
Notarios públicos, consulares y de la Notaría del Estado usan el mismo tipo de protocolo (art. 44).
Un solo tomo a la vez
El notario solo puede tener un tomo en uso. Al concluirlo lo deposita en el Archivo Notarial (art. 45).
La escritura original vive aquí
Lo que el cliente se lleva es una reproducción (testimonio). La matriz se queda en el tomo.

El protocolo no es un expediente ni una carpeta: es un libro oficial con hojas numeradas. Lo que se escribe en él es la escritura matriz, el original. Si la matriz tiene defectos, todas sus reproducciones los heredan; por eso la forma en que se imprime en el tomo importa tanto.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre la matriz y el testimonio?

La matriz es la escritura original, asentada y firmada en el tomo de protocolo. El testimonio es una reproducción de esa matriz que se entrega a las partes o se presenta al Registro, en papel de seguridad.

¿Puede un notario tener dos tomos abiertos?

No. El artículo 45 del Código Notarial permite tener un solo tomo en uso. Para recibir el siguiente debe depositar el concluido en el Archivo Notarial.

Lección 2 Completada

Cómo está hecho un tomo

Doscientas hojas removibles de papel sellado, tamaño oficio, con treinta líneas en cada cara.

CaracterísticaValorFuente
Hojas por tomo200 hojas removiblesCódigo Notarial, art. 44
Líneas por cara30 líneasCódigo Notarial, art. 44
Tamaño del papelOficio, para toda actuación notarialCódigo Notarial, art. 76
Tipo de papelPapel sellado, con elementos de seguridadCódigo Notarial, art. 44

Cada folio trae impresa la palabra PROTOCOLO, la serie y la numeración corrida de las hojas. Además, cada hoja se identifica con el nombre del notario mediante su sello autorizado (art. 44).

Consejo

Que las hojas sean removibles es lo que permite meterlas en la impresora: se sacan del tomo, se imprimen y se vuelven a colocar en su orden. Ese detalle es el origen de todo el módulo de ajuste de la impresora.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos renglones tiene una hoja completa?

Sesenta: treinta en el frente y treinta en el vuelto.

¿De qué tamaño es el papel del protocolo?

Tamaño oficio. El artículo 76 del Código Notarial exige ese tamaño para todas las actuaciones del notario.

Lección 3 Completada

Las seis zonas de un folio

Encabezado, número, sello, renglón 1, renglón 30 y márgenes: dónde puede ir el texto y dónde no.

A · Encabezado impreso
La palabra PROTOCOLO en la parte superior. El texto nunca se imprime ahí: por eso la impresión empieza más abajo.
B · Serie y número de folio
Numeración corrida, impresa de fábrica en cada hoja.
C · Sello del notario
Sello de tinta con el nombre del notario, en el extremo superior derecho de cada folio.
D · Renglón 1
La primera línea donde puede escribirse texto en esa cara.
E · Renglón 30
La última línea válida de la cara. Debajo ya no se escribe.
F · Márgenes
Lo escrito fuera de ellos carece de validez, salvo las notas marginales autorizadas (art. 73).
Ejemplo

Tome una hoja réplica de protocolo y una regla. Ubique las seis zonas y mida la distancia del borde superior al renglón 1: ese número lo usará en el módulo de la impresora.

Preguntas frecuentes

¿Puedo escribir arriba del renglón 1 si me falta espacio?

No. Todo el texto va entre el renglón 1 y el 30, dentro de los márgenes. Si la escritura no cabe, continúa en el vuelto o en el siguiente folio.

Lección 4 Completada

Frente y vuelto: una hoja, dos caras

Cada hoja tiene dos caras útiles y el texto corre de una a otra sin saltos.

Frente
La cara que lleva el número de folio. Se cita como «folio doce frente».
Vuelto
El reverso de la misma hoja. Se cita como «folio doce vuelto». También tiene treinta renglones.
Continuidad
El texto corre: frente, vuelto, siguiente frente. Una escritura puede empezar en un vuelto y terminar en otro folio.
Orden en que se llena el tomo
  1. Folio 12 frente
  2. Folio 12 vuelto
  3. Folio 13 frente
  4. Folio 13 vuelto, y así sucesivamente
Cuidado

No se salta a la hoja siguiente «porque se ve mejor». Este ir y venir entre frente y vuelto es lo que obliga a tener dos configuraciones de impresión distintas, como verá en el módulo 3.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se cita dónde empieza una escritura?

Con el tomo, el folio y la cara: por ejemplo, «tomo tres, folio cuarenta vuelto». Así se cita en testimonios, índices y notas marginales.

Lección 5 Completada

Del tomo nuevo al Archivo Notarial

Entrega, razón inicial, uso, razón de cierre, depósito y nuevo tomo.

Ciclo de vida del tomo
  1. Entrega (art. 49). Se entrega en persona al notario que esté al día en sus obligaciones.
  2. Razón inicial (art. 50). En la primera página: número de tomo, folios, estado, fecha y nombre del notario. Firman el funcionario y el notario.
  3. Uso (arts. 45 y 51). Un solo tomo en uso. El notario lo custodia y lo conserva limpio y en buen estado.
  4. Razón de cierre (art. 52). Después del último instrumento: cuántos contiene, su estado y que todos están firmados.
  5. Depósito (art. 45). El tomo concluido se entrega al Archivo Notarial; no puede retenerse más de un mes (art. 143 i).
  6. Nuevo tomo (art. 54). El Archivo revisa folios, firmas e índices al día y autoriza solicitar el siguiente tomo.
Importante

La razón inicial hace presumir que el tomo se recibió completo, limpio y en buen estado. Cualquier hoja dañada después es responsabilidad del notario.

Cuidado

El artículo 52 obliga a reservar espacio suficiente para la razón de cierre después del último instrumento, y el artículo 45 prohíbe comenzar un instrumento en un tomo y terminarlo en otro.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el tomo se termina a mitad de una escritura?

No puede pasar: el artículo 45 lo prohíbe. Antes de empezar una escritura hay que confirmar que cabe completa en los folios que quedan, con las firmas y el espacio de la razón de cierre. Si no cabe, se cierra el tomo y se solicita el siguiente.

¿Cuánto tiempo puedo quedarme con un tomo concluido?

Conservarlo por más de un mes es falta disciplinaria (art. 143 inciso i). Debe depositarse en el Archivo Notarial.

Lección 6 Completada

Qué va dentro del protocolo y qué va fuera

Documentos protocolares y extraprotocolares: cuáles se imprimen sobre el folio rayado.

ProtocolaresExtraprotocolares
El original se extiende en el tomo.Se extienden fuera del tomo, en papel de seguridad.
Escrituras públicasTestimonios y certificaciones
Actas notarialesTraducciones
ProtocolizacionesAutenticaciones de firma, otras actas y diligencias

Este curso se enfoca en los protocolares: son los que se imprimen sobre el folio de treinta renglones. Los extraprotocolares van en papel de seguridad con firma, sello blanco y los demás mecanismos de seguridad (art. 73).

Preguntas frecuentes

¿El testimonio es protocolar?

No. Aunque reproduce una escritura, el testimonio se expide fuera del protocolo, en papel de seguridad. Es un documento extraprotocolar (art. 80).

Lección 7 Completada

Las tres partes de toda escritura

Introducción, contenido y conclusión (art. 81), con lo que exige la ley en cada una.

Estructura (art. 81)
Introducción
Encabezamiento, comparecencia y representaciones.
Contenido
Antecedentes y estipulaciones de los comparecientes.
Conclusión
Reservas y advertencias, constancias, otorgamiento, autorización y firmas.
ElementoDebe contenerArt.
EncabezamientoNúmero de la escritura, nombre y apellidos del notario, su condición de notario y lugar de su oficina. La numeración reinicia en uno con cada tomo.82
ComparecenciaNombre y apellidos, documento de identidad y número, estado civil, número de nupcias, profesión u oficio, domicilio y dirección exactos; nacionalidad si es extranjero.83 y 85
RepresentacionesA quién representa y sus calidades; el notario da fe de la personería vigente con vista del documento o del registro.84
Antecedentes y estipulacionesEl acto redactado en forma clara y detallada. En inmuebles: provincia, número de finca, naturaleza, medida, situación y linderos.86 a 88
Reservas y advertenciasLas que la ley obliga a hacer a los comparecientes; con ellas inicia la conclusión.89
ConstanciasDocumentos que se tuvieron a la vista y los que quedan en el archivo de referencias.90
OtorgamientoEl notario lee la escritura a los comparecientes y deja constancia de su aprobación.91
AutorizaciónTestigos, reproducciones, quiénes firman, lugar, hora, día, mes y año, notas que salvan errores y las firmas.92
Cuidado

Una escritura sin hora y fecha de otorgamiento es absolutamente nula (art. 126 inciso h). La conclusión es la parte que más espacio necesita al final, porque después vienen las firmas: al imprimir hay que calcular que firmas y notas quepan dentro de los renglones.

Preguntas frecuentes

¿La numeración de escrituras sigue de un tomo a otro?

No. Cada tomo tiene numeración autónoma que empieza en uno (art. 82).

¿Qué son las «calidades» de un compareciente?

Los datos personales que exige el artículo 83: nombre y apellidos, documento de identidad, estado civil, número de nupcias, profesión u oficio, domicilio y dirección exactos.

Lección 8 Completada

Ocho palabras que usará todo el curso

Glosario mínimo para leer el resto de los módulos sin tropiezos.

Matriz
La escritura original, asentada y firmada en el tomo.
Testimonio
Reproducción de la matriz: copia literal más engrose (art. 114).
Engrose
Cierre del testimonio que identifica la matriz y da fe de su fidelidad (art. 115).
Razón
Constancia breve que el notario o el funcionario consigna y firma.
Nota marginal
Anotación al margen o al pie de la matriz para corregir o referenciar (arts. 96 y 97).
Archivo de referencias
Documentos que respaldan las escrituras, con foliatura corrida (art. 47).
Índice quincenal
Lista de instrumentos autorizados que se presenta al Archivo Notarial (arts. 26 y 27).
Sello blanco
Sello seco del notario, registrado ante la DNN, que se usa en documentos extraprotocolares.
Importante

La matriz del protocolo no lleva sello blanco ni código de barras: el artículo 73 exceptúa las escrituras matrices. Los testimonios y las certificaciones sí los llevan.