Fundamentos básicos del protocolo (Estudiantes)

Módulo 2: Reglas de forma según la DNN

Los «alineamientos»: dónde puede ir el texto, cómo debe verse, cómo se corrige un error y qué pasa cuando no se cumple. Código Notarial y Lineamientos de la DNN, con la reforma de 2026.

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Lección 1 Completada

Quién pone las reglas y dónde están escritas

El Código Notarial, los Lineamientos del Consejo Superior Notarial, la DNN y el Archivo Notarial.

Lo que en la práctica se llama «alineamientos de la DNN» son los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial: normas de acatamiento obligatorio que dicta el Consejo Superior Notarial y aplica la Dirección Nacional de Notariado, junto con las reglas de forma del propio Código Notarial.

Código Notarial
Ley 7764 de 1998. Define el protocolo, la escritura, las formas y las nulidades.
Lineamientos
Dictados por el Consejo Superior Notarial (2013, con reformas). Son de acatamiento obligatorio (art. 24 inciso d).
DNN
Dirección Nacional de Notariado: organiza, vigila y controla la función notarial y autoriza los tomos.
Archivo Notarial
Custodia los tomos concluidos, recibe los índices y expide testimonios de tomos depositados (art. 25).
Cuidado

Incumplir los lineamientos es falta disciplinaria: suspensión de hasta un mes (art. 143 inciso b). Las reglas de forma no son recomendaciones de estilo.

Preguntas frecuentes

¿Los lineamientos de la DNN son obligatorios?

Sí. El artículo 24 inciso d del Código Notarial faculta a emitir lineamientos de acatamiento obligatorio, y su incumplimiento se sanciona (art. 143 inciso b).

Lección 2 Completada

El texto vive entre el renglón 1 y el 30, dentro de los márgenes

La regla madre de la impresión: lo escrito fuera de los márgenes carece de validez.

Importante

Código Notarial, art. 73. Siempre deben respetarse los márgenes; las palabras escritas en ellos carecen de validez, salvo las notas marginales que la ley autoriza. Los Lineamientos fijan además un máximo de 30 líneas por página.

Ejemplo

Caso real (Tribunal de Notariado, resolución 92-2004). Una notaria firmó la última escritura del tomo en el margen inferior y puso la razón de cierre en el margen superior. Fue sancionada: no reservó espacio, y una firma fuera del margen no es una nota marginal.

Conclusión práctica: si la impresora «corre» el texto unos milímetros hacia abajo, las últimas líneas o las firmas pueden caer fuera de la zona válida. Por eso el ajuste de la impresora no es un detalle técnico, es una exigencia legal.

Preguntas frecuentes

¿Las firmas también deben ir dentro de los renglones?

Sí. El Tribunal de Notariado sancionó una firma estampada fuera del renglón treinta por no haber dejado espacio (resolución 92-2004).

Lección 3 Completada

Texto continuo, sin espacios en blanco, firmas pegadas al texto

Sin renglones vacíos donde alguien pudiera agregar algo, y las firmas en orden inmediatamente después del texto.

Continuo (art. 73)
El texto se escribe de corrido. No se dejan renglones ni espacios en blanco.
Firmas seguidas (art. 93)
Sin ningún espacio entre el fin de la escritura y el inicio de las firmas.
Orden de firmas (art. 93)
Primero comparecientes y testigos; al final, el notario autorizante.
Consejo

¿Y el final de la línea? En la práctica, el resto de una línea que no se llena (un punto y aparte, el fin de la escritura) se cierra con una raya o con guiones para que no quede espacio aprovechable.

Preguntas frecuentes

¿Por qué se rellenan con guiones los finales de línea?

Por seguridad: un espacio en blanco es una invitación a añadir texto después de la firma. Rellenar con raya o guiones es una práctica notarial extendida para cumplir la regla de texto continuo del artículo 73.

Lección 4 Completada

Español, números en letras y nada de abreviaturas

Todo número va escrito en letras y no se usan abreviaturas ni símbolos (arts. 71 y 74).

Así noAsí sí
Escritura N° 25Escritura número veinticinco
₡15.000.000,00quince millones de colones
cédula 1-1234-0567cédula uno – mil doscientos treinta y cuatro – cero quinientos sesenta y siete
Lic., Sr., m², art.licenciado, señor, metros cuadrados, artículo

Excepciones (art. 74): signos de puntuación y ortografía, los que la ley autoriza, las transcripciones literales y las certificaciones por fotocopia. Un término extranjero va con su significado en español entre paréntesis (art. 71). Una escritura en otro idioma es absolutamente nula (art. 126 inciso c).

Consejo

Escribir todo en letras alarga mucho el texto. Por eso es tan importante saber de antemano cuántos renglones ocupará la escritura. (Los números de la tabla son ficticios.)

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner el monto en números entre paréntesis?

La regla del artículo 74 es expresar los números en letras, salvo las excepciones que la propia norma menciona. Ante la duda, escríbalo en letras.

Lección 5 Completada

Nunca se tacha, raspa ni escribe entre líneas

Cada error tiene su forma legal de salvarse, según el momento en que se detecta.

El artículo 75 prohíbe testaduras, raspaduras, entrerrenglonaduras, borrones y enmiendas. Los errores se salvan así:

MomentoCómo se salvaArt.
Antes de las firmasNota al final del documento, antes de las firmas.75 y 92 e
Ya firmadaNota marginal o al pie de la matriz, firmada por las partes y el notario.96
Error de fondo u omisiónEscritura adicional de los mismos comparecientes, sin crear un acto nuevo.99
Hoja dañada en blancoAviso escrito a la DNN para reponer los folios no utilizados.61 y 62
Importante

En el protocolo no existe el corrector ni la reimpresión. Por eso la revisión y la prueba de impresión se hacen antes de tocar el folio real.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reimprimir encima de una hoja mal impresa?

No. Sería una enmienda prohibida por el artículo 75. Si la hoja se dañó sin usarse, se avisa por escrito a la DNN para su reposición (arts. 61 y 62).

Lección 6 Completada

Letra, tinta y nitidez: la reforma de 2026

El nuevo artículo 11 de los Lineamientos exige letra sans serif de tamaño 12 o mayor desde el 27 de noviembre de 2026.

Importante

Obligatorio desde el 27 de noviembre de 2026. Acuerdo 8 de la sesión 14 del Consejo Superior Notarial (24 de junio de 2026), publicado en La Gaceta 162 del 27 de agosto de 2026. Hubo tres meses para adecuar plantillas; los documentos emitidos antes conservan su validez.

AspectoRegla
TamañoNo menor de 12 al imprimir o en medio electrónico.
Tipo de letraSans serif: Tahoma, Arial, Verdana, Helvética o Century Gothic. Times New Roman queda fuera.
Espaciado entre caracteresEl predeterminado o automático.
Interlineado en el protocoloEl propio del soporte oficial: los renglones del folio.
LíneasMáximo 30 por página, en cualquier soporte.
TintaFirmas en tinta indeleble azul o negra, de tono oscuro. Nada de tintas tenues.
Consejo

Con letra 12 caben menos caracteres por renglón: las escrituras ocuparán más líneas que antes. Revise sus plantillas y verifique el texto oficial en La Gaceta.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de letra se usaba antes de la reforma?

El artículo 11 exigía un mínimo de letra 10 en documentos protocolares y 12 en extraprotocolares (reforma de 2023), y sugería Arial, Times New Roman, Verdana o Calibri. Con la reforma de 2026 el mínimo es 12 y la letra debe ser sans serif.

¿Puedo seguir usando Times New Roman?

No después del 27 de noviembre de 2026: es una tipografía serif (con remates), y la reforma pide tipografías sans serif.

Lección 7 Completada

Reglas que se notan al final del tomo

Una escritura no puede partirse entre dos tomos, y hay que reservar espacio para la razón de cierre.

Art.Regla
45Prohibido comenzar un instrumento en un tomo y terminarlo en otro. Antes de imprimir, confirme que la escritura completa, con firmas, cabe en los folios que quedan.
52Después del último instrumento hay que reservar espacio suficiente para la razón de cierre.
82La numeración de escrituras es propia de cada tomo y vuelve a empezar en uno.
28Una escritura reportada en el índice como otorgada no puede invalidarse después en el protocolo.
Consejo

Lleve siempre anotado el folio, la cara y el renglón donde terminó la última escritura, y cuántos renglones quedan en el tomo.

Lección 8 Completada

Lo que cuesta un error de forma

Nulidades absolutas del instrumento y suspensiones del notario.

Nulidad absoluta (art. 126): el instrumento no vale si, entre otros…
  1. No se extendió en el protocolo.
  2. Falta la firma del notario o de un otorgante sin explicar el motivo.
  3. Está en un idioma distinto del español.
  4. No está mecanografiado o manuscrito con tinta indeleble.
  5. No indica la hora y la fecha de otorgamiento.
Falta del notarioSanción
No acatar los lineamientos (art. 143 b)Hasta 1 mes de suspensión
Incumplir la forma de ejercer la función (art. 144 e)1 a 6 meses
Nulidad por impericia, descuido o negligencia (art. 145 c)6 meses a 3 años

Además existe la responsabilidad civil por daños y perjuicios (art. 16). Con esto queda claro por qué vale la pena dedicar un módulo entero a ajustar la impresora.