Curso de Protocolo Fácil

Protocolo (Libros)

Administre sus tomos de protocolo y los datos del notario: crear, editar, cerrar, eliminar y elegir el libro con que trabaja.

10 temas 103 lecciones 331 preguntas frecuentes
Tema 4 de 9 · Grupo «Protocolo» de la cinta

Protocolo (Libros)

Lección 1 · Protocolo › Libros

Libros: la ventana de tomos

Conozca la ventana «Libros de protocolo», donde se manejan los tomos y los datos del notario.

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Dónde está: Protocolo › Libros Búsquelo en el grupo «Protocolo» de la cinta, arriba en la ventana.

El grupo Protocolo de la cinta tiene un solo botón: Libros (al pasar el mouse dice «Libros (tomos) de protocolo y notario»). Abre la ventana «Libros de protocolo». En Protocolo Fácil un libro es un tomo de su protocolo: cada escritura pertenece a un libro, igual que en papel.

Abrir la ventana
  1. Haga clic en Protocolo › Libros en la cinta.
  2. Se abre «Libros de protocolo» con la lista de sus tomos, del número mayor al menor.
  3. Seleccione un libro con un clic para usar los botones Editar, Eliminar o Usar este libro.
Todos los elementos de la ventana
Lista de libros
Cada renglón: «Libro N · Abierto/Cerrado · 100 hojas · abierto dd/mm/aaaa». Doble clic = Editar.
Nuevo libro
Crea un tomo nuevo con el número siguiente sugerido y la fecha de apertura de hoy.
Editar
Cambia los datos del libro seleccionado (también sirve para cerrarlo).
Eliminar
Borra el libro y todas sus escrituras. Con una sola confirmación.
Datos del notario
Nombre completo, carné, cédula, domicilio u oficina, correo y teléfono del notario.
Usar este libro (botón principal)
Elige el libro seleccionado para trabajar, cierra la ventana y muestra sus escrituras en la lista principal.
Tomo / libro de protocolo
Conjunto de hojas de protocolo numeradas. En el programa se llama «Libro N» o «Tomo N».
Folio
Cada hoja del tomo, numerada. Tiene dos caras: frente y vuelto.
Total de hojas
Cuántos folios tiene el tomo (100 de fábrica). Sirve para avisarle cuando se está acabando.
Consejo

Al instalar, el programa crea solo el Libro 1 (abierto hoy, 100 hojas). Edítelo con los datos de su tomo real en vez de crear otro.

Importante

Si cierra la ventana sin presionar «Usar este libro», sigue trabajando con el libro que ya tenía elegido (la lista se refresca). Al abrir el programa se elige solo el libro abierto de número más alto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener varios libros abiertos?

Sí. El programa elige al iniciar el abierto de número más alto, y usted cambia de libro con la lista «Libro de protocolo» del panel izquierdo.

¿Dónde pongo mi nombre y carné?

En Protocolo › Libros › Datos del notario.

¿Puedo manejar varios notarios?

No. El programa maneja un solo notario, que se asigna a todos los libros.

Lección 2 · Protocolo › Libros › Datos del notario

Datos del notario

Registre su nombre, carné y oficina; se usan en la Estructura, el testimonio y las razones notariales.

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Hágalo antes de crear libros: al guardar un libro sin notario, el programa le asigna el notario registrado.

Paso a paso
  1. Haga clic en Protocolo › Libros.
  2. Presione Datos del notario.
  3. Complete los campos (el cursor empieza en el primero; pase al siguiente con el mouse o Tab).
  4. Presione Aceptar (o Enter).
Campos del formulario
Nombre completo
Como debe aparecer en la Estructura del protocolo y en el testimonio.
Carné
Su número de carné de notario.
Cédula
Su número de cédula.
Domicilio / oficina
Se usa como «Lugar» en las razones notariales. Ej.: «Palmares, Alajuela».
Correo
Su correo electrónico.
Teléfono
Su número de teléfono.
Aceptar
Guarda los datos (Enter).
Cancelar
Cierra sin guardar (Esc).
Cuidado

Si ya había creado libros antes de registrar el notario, esos libros quedan «sin notario asignado». Para asignárselo, abra cada libro con Editar y presione Aceptar sin cambiar nada.

Consejo

Puede revisar qué notario tiene cada tomo en Archivo › Estructura del protocolo… › 2. Tomos › Notario.

Preguntas frecuentes

En la Estructura dice «sin notario asignado».

Registre el notario en Datos del notario y luego edite y acepte ese libro para que se le asigne.

¿Dónde se usa el domicilio u oficina?

Como «Lugar» en las razones notariales.

Lección 3 · Protocolo › Libros › Nuevo libro

Crear un libro (Nuevo libro)

Abra un tomo nuevo cuando se le llena el anterior o empieza un protocolo nuevo.

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El botón Nuevo libro abre el formulario «Nuevo libro de protocolo» con el número siguiente ya sugerido (el mayor + 1) y la fecha de apertura de hoy.

Paso a paso
  1. Haga clic en Protocolo › Libros › Nuevo libro.
  2. Revise el Número de tomo sugerido; cámbielo si su tomo real tiene otro número.
  3. Escriba la Fecha de apertura y la Fecha de vencimiento en formato dd/mm/aaaa (ej. 15/01/2026).
  4. Indique el Total de hojas del tomo (de fábrica 100).
  5. Deje Estado en «Abierto».
  6. Si quiere, escriba Notas (aquí Enter hace salto de línea).
  7. Presione Aceptar. El libro aparece en la lista.
  8. Selecciónelo y presione Usar este libro para empezar a trabajar en él.
Campos del formulario
Número de tomo
Número entero mayor que 0. Si no: «Número de tomo inválido.».
Fecha de apertura (dd/mm/aaaa)
Día en que se abrió el tomo.
Fecha de vencimiento (dd/mm/aaaa)
Día de vencimiento o cierre del tomo.
Total de hojas
Número entero mayor que 0 (de fábrica 100). Si no: «Total de hojas inválido.».
Estado
Abierto o Cerrado (lista desplegable).
Notas
Texto libre de varios renglones.
Aceptar
Guarda el libro (Enter, salvo dentro de Notas).
Cancelar
Cierra sin crear nada (Esc).
Cuidado

Una fecha mal escrita se guarda vacía sin avisar. Use dd/mm/aaaa (también acepta d-m-aaaa o aaaa-mm-dd). Después de guardar, vuelva a abrir el libro con Editar y compruebe que las dos fechas siguen ahí. Corríjala con Editar o con los calendarios de Archivo › Estructura del protocolo… › 2. Tomos.

Cuidado

Presionar Enter en cualquier campo de un renglón acepta el formulario de inmediato. Si se cerró antes de terminar, abra el libro con Editar y complete.

Consejo

Al guardar, el libro recibe el notario registrado en Datos del notario. Los espacios de más al inicio o al final se quitan solos.

Preguntas frecuentes

Se me llenó el tomo, ¿cómo abro el siguiente?

Libros › Nuevo libro (sale con el número siguiente) › Aceptar › Usar este libro. Luego marque el anterior como «Cerrado» con Editar.

Guardé el libro y la fecha no aparece.

La escribió en un formato que no se reconoce y quedó vacía. Edítelo y escríbala como dd/mm/aaaa.

¿Por qué el programa sugiere ese número?

Sugiere el número de libro más alto que existe + 1. Puede cambiarlo.

Lección 4 · Protocolo › Libros › Editar

Editar un libro

Corrija el número, las fechas, las hojas, el estado o las notas de un tomo.

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El botón Editar abre el formulario «Libro N» con los datos actuales del libro seleccionado. Tiene los mismos campos que Nuevo libro.

Paso a paso
  1. Haga clic en Protocolo › Libros.
  2. Seleccione el libro en la lista y presione Editar (o haga doble clic sobre él).
  3. Cambie lo que necesite: Número de tomo, Fecha de apertura, Fecha de vencimiento, Total de hojas, Estado o Notas.
  4. Presione Aceptar.
  5. Revise en la lista que el renglón del libro muestre los datos correctos.
Campos que puede cambiar
Número de tomo
Entero mayor que 0.
Fecha de apertura (dd/mm/aaaa)
Debe ser anterior a sus escrituras; si no, la Estructura le avisará.
Fecha de vencimiento (dd/mm/aaaa)
Debe ser posterior a sus escrituras; si no, la Estructura le avisará.
Total de hojas
Entero mayor que 0. Se usa para avisar cuando quedan 10 folios o menos.
Estado
Abierto o Cerrado.
Notas
Texto libre.
Cuidado

Igual que al crear: una fecha mal escrita se guarda vacía sin avisar. Revise el libro después de aceptar.

Importante

Los cambios del libro afectan a todas sus escrituras (por ejemplo, el total de hojas y las fechas que usa la revisión de la Estructura del protocolo).

Consejo

También puede editar los datos del tomo con calendarios en Archivo › Estructura del protocolo… › 2. Tomos.

Preguntas frecuentes

Me equivoqué en el número del tomo.

Selecciónelo, Editar, corrija el Número de tomo y Aceptar.

¿Editar el libro cambia el texto de las escrituras?

No. Solo cambia los datos del tomo.

Lección 5 · Protocolo › Libros › Editar › Estado: Cerrado

Cerrar un libro

Marque un tomo como cerrado cuando ya terminó, para que el programa no lo elija al iniciar.

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Cerrar un libro no tiene un botón propio: se hace cambiando su Estado a «Cerrado» con Editar. Un libro cerrado sigue visible y puede consultar sus escrituras.

Paso a paso
  1. Haga clic en Protocolo › Libros.
  2. Seleccione el libro que terminó y presione Editar.
  3. En Estado elija Cerrado.
  4. Revise la Fecha de vencimiento (dd/mm/aaaa).
  5. Presione Aceptar. En la lista dirá «Libro N · Cerrado».
  6. Seleccione el libro nuevo y presione Usar este libro.
Qué cambia al cerrarlo
Al abrir el programa
Ya no se elige solo: se elige el libro abierto de número más alto.
Estructura del protocolo
Aparece como «Tomo N (cerrado)» y avisa si intenta poner una escritura nueva como la última de un tomo cerrado.
Consulta
Sus escrituras siguen disponibles: elíjalo en «Libro de protocolo» para verlas o buscar en ellas.
Cuidado

Antes de cerrar, confirme que no le quedan escrituras pendientes de engrosar en ese tomo. Si necesita reabrirlo, vuelva a Editar y ponga «Abierto».

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir viendo las escrituras de un libro cerrado?

Sí. Elíjalo en la lista «Libro de protocolo» del panel izquierdo.

Cerré el libro equivocado.

Editar › Estado: Abierto › Aceptar.

Lección 6 · Protocolo › Libros › Usar este libro

Usar este libro (trabajar en un tomo)

Elija el tomo con el que va a trabajar y vea sus escrituras en la lista principal.

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Usar este libro es el botón principal de la ventana. Cierra la ventana y deja el libro seleccionado como el libro de trabajo: la lista de escrituras muestra las de ese tomo y las escrituras nuevas se crean en él.

Paso a paso
  1. Haga clic en Protocolo › Libros.
  2. Seleccione el libro con un clic.
  3. Presione Usar este libro.
  4. Compruebe en el panel izquierdo que «Libro de protocolo» muestre ese libro.
Consejo

Para cambiar de libro rápido no necesita abrir esta ventana: use la lista Libro de protocolo del panel izquierdo.

Importante

Si cierra la ventana con la X o Esc sin presionar «Usar este libro», queda el libro que ya tenía elegido.

Preguntas frecuentes

Creé un libro nuevo pero sigo viendo las escrituras del anterior.

Seleccione el libro nuevo y presione «Usar este libro», o elíjalo en «Libro de protocolo».

¿Qué libro aparece al abrir el programa?

El libro abierto de número más alto.

Lección 7 · Protocolo › Libros › Eliminar

Eliminar un libro

Borra un tomo junto con TODAS sus escrituras. Úselo solo para libros creados por error.

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Cuidado

Eliminar un libro elimina TODAS sus escrituras, con una sola confirmación. Desaparecen del programa y no hay papelera ni «deshacer»: solo se recuperan restaurando un backup hecho antes.

Esta opción existe para quitar libros creados por equivocación (por ejemplo un tomo vacío con número equivocado). Para un tomo que terminó, no lo elimine: ciérrelo (Editar › Estado: Cerrado).

Paso a paso (con precaución)
  1. Haga primero un backup: Archivo › Backup… › Crear backup ahora.
  2. Haga clic en Protocolo › Libros.
  3. Seleccione el libro y confirme bien su número.
  4. Presione Eliminar.
  5. Lea la pregunta «¿Eliminar el libro N y todas sus escrituras?». Conteste Sí solo si está seguro.
Respuestas a la confirmación
Sí
Elimina el libro y todas sus escrituras.
No
No borra nada.
Consejo

Si lo eliminó por error: Archivo › Backup… › seleccione un backup anterior › ↩ Restaurar backup seleccionado…. Lo que haya hecho después de ese backup se reemplaza.

Preguntas frecuentes

Borré un libro por error.

Restaure el último backup hecho antes de borrarlo (Archivo › Backup…).

¿Debo eliminar los tomos viejos?

No. Ciérrelos con Editar › Estado: Cerrado; así conserva sus escrituras para consultas e índices.

¿Se puede borrar solo el libro y dejar las escrituras?

No. Cada escritura pertenece a un libro; al eliminar el libro se eliminan todas.